Solicitud de historia clínica
Requisitos para la solicitud de la historia clínica
La historia y registros clínicos son documentos privados y sometido a reserva, que únicamente pueden ser conocidos por el usuario, el equipo de salud y las personas autorizadas por la normatividad vigente.
La solicitud de la historia clínica por terceros solo puede presentarse con previa autorización escrita por parte del usuario o en casos previstos por la ley.
Clofán buscando agilizar los procesos de trámite y entrega de historias clínicas solicitadas por los usuarios, presenta los requisitos exigidos al momento de solicitar la historia clínica:
Si es usted el usuario titular de la historia clínica debe solicitarla personalmente con su documento de identidad en la ventanilla del Centro de Administración Documental, piso 11.
Si es usted el padre o la madre de un usuario menor de edad:
• Documento de identificación original del padre o la madre que solicita la historia clínica del menor.
• Documento de identidad del menor (puede ser copia) tarjeta de identidad o registro civil.
Si usted está autorizado por el padre o la madre del menor de edad:
• Formato de carta de solicitud de historia clínica, en la cual debe especificar las razones de la petición de la historia clínica firmada por el padre o la madre del menor.
• Documento de identidad del menor (puede ser copia) tarjeta de identidad o registro civil
• Documento de identificación original de quien esté reclamando la historia clínica del menor.
Si usted es un familiar o tercero autorizado por el usuario:
• Documento de identificación original
• Copia del documento de identificación del usuario
• Formato carta de autorización escrita en la cual se especifique las razones de la petición de la historia clínica, firmada por el usuario y por la persona autorizada
Si usted es un familiar de un usuario mayor de edad en estado de inconciencia o incapacidad:
• Documento de identificación original
• Copia del documento de identificación del usuario
• Formato carta de autorización escrita en la cual se especifique las razones de la petición de la historia clínica y su compromiso de utilizar la información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva.
• Documento donde conste el estado de incapacidad o inconciencia del usuario.
Si usted es un familiar de un usuario fallecido debe anexar:
Carta en el cual debe especificar las razones de la petición de la historia clínica y datos mínimos como número de cédula, nombres y apellidos completos del solicitante.
• Certificado de registro civil de defunción original o copia.
• Partida de matrimonio del fallecido si es esposo (a) quien hace la solicitud; o si el fallecido no era casado, pero convivía con esta persona, debe traer declaración extrajuicio que indique que vivían juntos.
• Si es hermano (a) quien solicita, debe anexar el registro civil de nacimiento tanto del solicitante como del fallecido, para verificar el parentesco.
• Si es hijo(a) o alguno de los padres quien hace la petición, debe anexar registro civil de nacimiento para comprobar el parentesco.
• Fotocopia de la cédula del fallecido.
• Fotocopia de la cédula del Solicitante.
Si únicamente requiere el resultado de un examen:
Debe tener presente que estos documentos también hacen parte de la historia clínica, por tanto, están sometidos a reserva y custodia en su entrega.
Los resultados de exámenes de ayudas diagnósticas se entregan en la ventanilla del Centro de Administración Documental, piso 11 dentro de los 5 días hábiles siguientes a la realización del examen. Si usted es un tercero, debe presentar su documento de identidad, la copia del documento de identidad del usuario que se realizó el examen y firmar los documentos requeridos al momento de la entrega.
Sobre las cartas de autorización:
Clofán permite descargar una carta de autorización como ejemplo a seguir, pero usted puede manejar el contenido a su preferencia garantizando que se incluyan todos los datos mínimos como identificación y nombres del solicitante, del titular de la historia clínica, motivo de solicitud, echa de solicitud y firma.
Cada vez que se requiera realizar una solicitud de historia clínica debe ser con fecha vigente.
Sobre los documentos presentados:
Los documentos presentados se usarán específicamente para validar la información de la solicitud, estos pueden ser anexados a la historia clínica para trazabilidad del trámite o devueltos al usuario solicitante.
Costo de la copia de historia clínica:
La impresión de la copia de la historia clínica no genera ningún costo. Ahora bien, cuando se trate de historias extensas, se sugerirá el envío de esta por correo electrónico.
Horario de atención:
De lunes a viernes de 07:00 a. m. a 06: 00 p. m. jornada continua y sábados de 08:00 a. m. a 12:00 m.
Contactos Tel:
604 444 00 90 ext. 1173
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